Les entreprises échangent leurs classeurs remplis de dossiers et utilisent plutôt des appareils de numérisation de documents pour scanner et stocker leurs documents importants. En utilisant un numériseur au sein de votre entreprise, vous évitez l’accumulation et la gestion de documents papier, et cela vous permet de renforcer la sécurité des informations sensibles qui s’y trouvent. Mais comment choisir un numériseur de documents ?

Comment choisir un numériseur pour votre entreprise ?

Pour vous aider à choisir le meilleur scanner de documents pour votre entreprise, vous devez vous poser quelques questions qui vous aideront à affiner efficacement votre recherche :

Que devez-vous scanner ?

Le numériseur que vous sélectionnez doit pouvoir numériser facilement vos documents et restituer des images claires et nettes. Les documents que vous prévoyez de numériser doivent être la principale considération lors de la sélection d'un scanner. La plupart des numériseurs sont capables de gérer les documents papier, les reçus et les pièces d'identité avec photo.

Combien de documents avez-vous l'intention de numériser ?

Si vous envisagez de numériser une grande quantité de documents, dont vos archives en format papier, vous aurez besoin d'un numériseur à grand volume. Les numériseurs haut de gamme sont généralement équipés d'un chargeur automatique capable de numériser de grandes quantités de documents sans avoir à être surveillé de près.

Avez-vous besoin d'une reconnaissance optique de caractères ?

La reconnaissance optique de caractères permet à votre ordinateur de lire facilement le texte de vos documents. Cela facilite l'organisation, la recherche et le formatage de vos documents numérisés. C’est généralement une fonctionnalité standard de l'industrie incluse dans la plupart des scanners de documents modernes, et cela peut représenter un énorme gain de temps pour les entreprises.

Quel système d'exploitation utilisez-vous ?

Le numériseur de documents que vous envisagez d'acheter doit être compatible avec le système d'exploitation que vous utilisez. La plupart des appareils fonctionnent bien avec les logiciels PC, tandis que moins sont disponibles pour le système Mac OS. Si votre entreprise utilise Mac OS, vérifiez auprès du fabricant que le numériseur que vous envisagez est compatible.

De quelle résolution avez-vous besoin ?

Si vous ne numérisez que des documents, la résolution standard de 600 à 1 200 ppp fera l'affaire. Si vous numérisez des photos, vous aurez besoin d'un numériseur d’au moins 2 000 ppp. Cependant, soyez prêt à payer beaucoup plus pour un numériseur photo à résolution plus élevée.

Quelles sont les performances d'un appareil de numérisation pro ?

Dans les numériseurs, la résolution optique fait référence à la quantité d'informations que le scanner peut collecter sur chaque ligne horizontale. La résolution se mesure en points par pouce (ppp) et un ppp plus élevé signifie une résolution plus élevée et des images de meilleure qualité avec plus de détails.

La résolution optique typique des imprimantes multifonctions avec des capacités de numérisation est de 300 ppp, ce qui répond largement aux besoins de la plupart des gens. La résolution des imprimantes de documents de bureau à usage intensif est souvent de 600 ppp. Les résolutions optiques peuvent aller beaucoup plus haut dans les appareils de numérisation professionnels, par exemple jusqu'à 6400 ppp.